Persónuverndarstefna

Persónuverndarstefna FÍV

Persónuupplýsingar og meðferð þeirra

Per­sónu­upp­lýs­ingar sem skráðar eru í Framhaldsskólanum í Vestmannaeyjum hafa allar laga­legan eða þjón­ustu­legan til­gang. 

Framhaldsskólinn í Vestmannaeyjum mun gera allt sem í hans valdi er til að tryggja að farið verði með ýtrustu gætni með per­sónu­upp­lýs­ingar í skól­anum og að meðferð þeirra sé í sam­ræmi við lög og reglur. Allir starfs­menn Framhaldsskólans í Vestmannaeyjum eru bundnir trúnaði um allt sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu og helst sú trúnaðarskylda þegar starfsmaður hættir störfum. Við höfum sett okkur nokkrar grund­vall­ar­reglur sem stjórna því hverning við meðhöndlum þínar per­sónu­legar upp­lýs­ingar sem skulu vera.

  • Löglegar, sanngjarnar og réttar
  • Meðhöndlaðar af trúnaði og tryggðar gegn óheimilum breytingum
  • Vera skráðar í sérstökum tilgang og ekki síðar notaðar í öðrum óskyldum tilgangi
  • Vistaðar eins lengi og þörf er á eða lög gera kröfur um
  • Vera uppfærðar og aðgengilegar
  • Eru aðeins notaðar í upprunalegum tilgangi og ekki afhentar öðrum nema að beiðni hlutaðeigandi, með ótvíræðu samþykki hans eða að skólanum beri lagaleg skylda til

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling. Einstaklingur telst persónugreinanlegur ef hægt er að persónugreina hann, beint eða óbeint, til dæmis með tilvísun í nafn, kennitölu, staðsetningargögn, netauðkenni eða einn eða fleiri þætti sem einkenna hann með einhverjum hætti.

 

Hvaða persónuupplýsingar skráir eða geymir Framhaldsskólinn í Vestmannaeyjum?

Til þess að gegna skyldum sínum og geta boðið nem­endum skólans sem besta þjón­ustu þurfum við að skrá og meðhöndla persónu­lega upp­lýs­ingar um þig bæði raf­rænt og á pappír.

Framhaldsskólinn í Vestmanneyjum er í sam­starfi við Advania sem er rekstraraðili Innu. Aðgangi að Innu er stýrt með per­sónu­legum aðgangi og skal enginn hafa aðgang að per­sónu­upp­lýs­ingum sem ekki hefur til þess heimild.  Heim­ildir til aðgangs að upp­lýs­ingum i Innu eru ein­skorðaðar við þá ein­stak­linga sem starfs síns vegna þurfa aðgengi að upp­lýs­ingum um nem­endur, s.s. skóla­stjórar, kenn­arar, námsráðgjafar og þjón­ustuaðilar við nem­endur. Aðgangur starfsmanna að upplýsingum er mismunandi og fer eftir því hvaða þjónustu hann veitir nemendum.

Dæmi um per­sónu­upp­lýs­ingar um nem­endur sem Framhaldsskólinn í Vestmannaeyjum skráir eða notar í starf­sem­inni eru:

  • Nafn og kennitala nemenda
  • Heimilisfang nemenda
  • Netpóstfang nemenda
  • Símanúmer nemenda
  • Nafn forráðamanna
  • Netfang forráðamanna
  • Símanúmer forráðamanna
  • Mætingar nemenda
  • Verkefnaskil
  • Einkunnir
  • Upplýsingar um sérþarfir nemanda sem nemandi eða forráðamaður lætur skólanum í té.

Hvaðan koma upplýsingarnar?

  • Skráningar í Innu

Upp­lýs­ing­arnar koma frá nem­anda sjálfum, forráðamanni hans, skóla­stjóra, kennara, námsráðgjafa eða öðrum starfs­mönnum skólans sem til þess hafa heimild.

  • Netpóstur

Ef þú sendir starfs­manni Framhaldsskólans í Vestmannaeyjum tölvu­póst varðveitist hann í tölv­póst­kerfi skólans eins ef þú sendir skól­anum ábend­ingu í ábend­inga­kerfi skólans. Hvar er hýsingin???

  • Upplýsingar um sérþarfir

Upp­lýs­ingar um sérþarfir nem­anda koma frá nem­anda eða forráðamanni hans.

  • Myndir

Mynd til birt­inga á aug­lýs­inga­efni skólans, á heimsíðu hans eða á sam­fé­lagsmiðlum á vegum hans er aðeins birt að fyr­ir­fram óyggj­andi heimild frá nem­anda og (ef við á) forráðamanni hans. Enda skal á jafn auðveldan hátt og heim­ildin var veitt vera hægt að draga hana til baka. Ætíð skal orðið við beiðni nem­anda eða (ef við á) forráðamanni hans um að fja­lægja mynd af heimasíðu eða sam­fé­lagsmiðlum á vegum skólans. Undanþága frá kröfum um heilmild til mynd­birt­inga er þegar hóp­mynd er tekin í skól­anum eða á atburðum honum tengdum og enginn einn er fókus mynd­ar­innar.  Nem­andi og eða (ef við á) forráðamaður hans getur þó farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða sam­fé­lagsmiðlum á hans vegum án þess að gefa upp ástæðu þess.

 

Tilgangur með skráningu persónuupplýsinga

Þær per­sónu­upp­lýs­ingar sem skráðar eru í Framhaldsskólanum í Vestmannaeyjum hafa allar laga­legan eða þjón­ustu­legan til­gang.

 

Afhending upplýsinga til þriðja aðila

Framhaldsskólinn í Vestmannaeyjum afhendir ekki þriðja aðila upp­lýs­ingar um þig nema honum beri lagaleg skylda til, ef þú óskar eftir því eða hafir fyr­ir­fram gefið óyggj­andi samþykki fyrir því. Slík samþykki skal vera hægt að aft­ur­kalla á eins auðveldan hátt og samþykkið var gefið.

 

Hver er ábyrgðaraðili?

Framhaldsskólinn í Vestmannaeyjum er ábyrgðaraðili vegna vinnslu persónulegra upplýsinga hjá skólanum. Framhaldsskólinn í Vestmannaeyjum vinnur með ýmsum þjónustuaðilum m.a. vegna tölvukerfa og eru gerðir vinnslusamningar við viðkomandi vinnsluaðila. Framhaldsskólinn í Vestmannaeyjum gerir ríkar kröfur til vinnsluaðila sinna um að þeir uppfylli skilyrði persónuverndarlaga.

Hver er þinn réttur?

  • Þú hefur rétt til þess að fá upplýsingar um allar persónulegar upplýsingar sem um þig eru skráðar hvort sem þær upplýsingar eru á rafrænu eða pappírsformi. Einnig hefur þú rétt á að vita hvaðan upplýsingarnar koma og til hvers þær eru notaðar.
  • Þú hefur rétt til að krefjast þess að rangar eða ófullkomnar skráningar verði leiðréttar.
  • Þú getur farið fram á að ónauðsynlegum upplýsingum um þig verði eytt nema skólanum beri lagaleg skylda til að varðveita upplýsingarnar eða eyðing upplýsinganna geti á einhvern hátt brotið á rétti annarrar persónu um persónuvernd.

 

Ef þú hyggst kalla eftir upplýsingum um skráningar um þig í Framhaldsskólanum í Vestmannaeyjum þarf beiðnin að vera skrifleg og senda skal umsóknina á netfangið skrifstofa@fiv.is.

 

Persónuverndarfulltrúi

Í Framhaldsskólanum í Vestmanaeyjum starfar persónuverndarfulltrúi og er upplýsingar um hann að finna á heimasíðu skólans. Persónuverndarfulltrúi hefur það hlut­verk að að upp­lýsa starfs­menn um þeirrar skyldur sam­kvæmt per­sónu­vernd­ar­lögum, sinna þjálfun starfs­fólks, fram­kvæma úttektir, veita ráðgjöf og vera til staðar komi upp álita­efni á sviði per­sónu­verndar. Þá skal per­sónu­vernd­ar­full­trúinn vera tengiliður við Per­sónu­vernd og vinna með henni, sem og fylgjast með því að farið sé að per­sónu­vernd­ar­lögum.

 

Eftirlitsaðili

Per­sónu­vernd annast eft­irlit með fram­kvæmd laga um per­sónu­vernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu per­sónu­upp­lýs­inga. Sér­hver skráður ein­stak­lingur eða full­trúi hans hefur rétt til að leggja fram kvörtun hjá Per­sónu­vernd ef hann telur að vinnsla per­sónu­upp­lýs­inga um hann brjóti í bága við lög eða reglugerð. Per­sónu­vernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað. Frekari upp­lýs­ingar um per­sónu­vernd er að finna á vef stofn­un­ar­innar, personuvernd.is.